【結婚式二次会の幹事マニュアル】自分たちで準備や幹事した新郎新婦がアドバイス

結婚式 (けっこんしき)

こんにちはみーくんです!

今回は、二次会の幹事マニュアルを書きました!

自分たちで幹事をするつもりの新郎新婦にも、新郎新婦に幹事を頼まれたご友人の方にも役立つ記事になっています!
ぜひご覧ください!

はじめに:友人と、代行業者

私たち夫婦は2019/09に結婚式を挙げました

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みーくん

もちろん二次会もやりたいよね!企画とかどーしようか?

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わーちゃん

友達に幹事お願いする?最近だと二次会代行業者っていうのもあるみたいだよね!

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みーくん

んー、友人や同僚に全部任せたら準備とか相当負担になるだろうしめちゃめちゃ大変だろうな……。

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わーちゃん

当日も色々な仕事で忙しいだろうからパーティー楽しんでもらえなくなっちゃうかもしれないよね……。

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みーくん

でも幹事代行業者に依頼すると料金かなりかかりそうだよね……。

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わーちゃん

しかも業者だと基本的には提携会場しか対応してもらえないみたいだしゲームとかのオリジナリティも出せないみたい……。

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みーくん

じゃあもう自分達で企画プロデュースして準備しよう!そうしよう!

というわけで!
私たちは可能な限り全て自分たちで結婚式アフターパーティーの運営や企画を行うことにしました。
それなりに大変でしたが、非常に充実した会になったと思います。

今回はそちらの備忘録レビューになります。
同じ悩みを持つ方にも、友人から結婚式の幹事を依頼された方にとっても参考になる内容かと思います!

まずは会場探し

最初に、一番重要になる会場を探しましょう。

  • 場所やアクセス
  • お店の雰囲気
  • 料理
  • 価格 etc…

こだわるポイントは人それぞれだと思います。

私たちは結婚式および披露宴を、恵比寿ガーデンプレイスにあるウェスティンホテル東京で行いました。

  1. 人数は約140人くらいになりそうだから広さはある程度必要
  2. 披露宴から二次会に流れる人も多いので式場から近い方が良い
  3. せっかくなら夜景の見えるおしゃれなところで開催したい

上記の希望を元にインターネットで探したところ、Longrain TOKYO (ロングレイン東京)というお店が条件に合いました。

どうやらインターネットでの評価もそれなりに高く、料理の味もかなり期待できるだろうと考えました。

予約して会場の下見に行こう

候補店舗を見つけたら予約をして下見に行きましょう。
インターネットサイト経由で予約すると特典がつく場合もあるようなので一度検索してみても良いかもしれません。

「下見に行ったのに既に予約が埋まっていた」という事態を避けるためにもまずこのタイミングで確実にパーティ予定日を伝えて空きを確認しましょう

二次会は何時頃から始めるべきかについては式場のウェディングプランナーさんに事前に一度確認しておきましょう。

下見での確認事項

予定日の2ヶ月前くらいまでには下見すべきだと思います。

実際に会場を見てみないとわからないことも多いので、できれば新郎新婦2人で行きましょう。

二次会の下見で最低限確認すべきこと

・料金体系
・最低保証料金
・フードや物品の持ち込み料の有無
・各種設備と利用料金の有無

他にも必ず思いつく限りの確認事項を事前にリストアップしておきましょう。

事前に必ず値段交渉もしておき、その上で納得がいけば予約しましょう。

予算や会費について考える

会場大体の参列人数お礼業者料金 (詳しくは次の章で説明しています)、ドレス代(私たちは披露宴後に着替える時間がもったいないと思ったので式場で使用したものをそのまま着ました)などを考慮し、お金の計算をします。

その上で、参加費および企画の予算を決めましょう。

  • できればドレス代まで参加費でカバーして赤字のないようにしたい
  • いやドレス代だけは自分たちの持ち出しで払おう
  • いやいやせっかくなので日々の感謝も含めて大サービスしよう

など、ここは自分たちの希望と相談です。
私たちは男性会費8000円、女性会費7000円に設定しました。

参加者を招待する

二次会に関してはメールSNSでの招待が圧倒的に多いようです。
無料でWEB招待状を作成できるサービスもあるみたいですね。

ただ、こういう登録フォームって記入するの後回しにしちゃったりしますよね?笑

期日までに返答をもらえないリスクも考えて、私たちは1人ずつ個別に参加確認のLINEをしました!

当日の役割について考える

どんなに自分たちで頑張っても、どうしても当日にお願いしなければならない業務がいくつかあります

司会

新郎新婦が自分たちで兼任することもできなくはないですが、誰か別の人を司会として立てておくと会の体裁もある程度保たれますし、スムーズな進行ができると思います。

私たちは、私の職場友人であり、僕らのキューピッドでもある方に依頼しました。
場を仕切るのが好きな方なので、負担とも思わずに楽しんでやってくれそうだと思いお願いしました。
また、万が一その方が話に夢中になってしまっても、新郎新婦もいるし当日の進行はなんとかなるだろうと高を括っていた面もあります。

お礼は二次会参加費無料+新婚旅行お土産にしました。

当日幹事役

当日は新郎新婦がどうしても動けない場面が多いです。
どうしても披露宴は時間が押してくるものなので、新郎新婦が二次会会場に早めに着いて、お店の人に挨拶したり、物品を準備したりするのは難しいです。

私たちは、私の職場友人にお願いしました。
その友人の負担はやや増えてしまいましたが、それでも業務量的に二次会がまったく楽しめなくなるほどではないだろうと思い頼ってしまいました。

もちろん、当日幹事役用のマニュアル作りなど含めて事前に自分の出来る範囲の準備はやっておきました

物品はほとんど事前に搬入しておいたのですが、どうしても当日に持参して欲しい荷物(主にゲームの景品にするチケット系)も、事前に渡して持ってきてもらいました。

お礼は二次会参加費無料+新婚旅行お土産にしました。

音響スタッフ

お店にもよると思いますが、基本的には「BGMとかの機材は自由に使っていいけどスタッフは自分でたち準備してください」というスタンスだと思います。
こちらも当日は新郎新婦が対応することが難しいです。

私たちは、趣味が音響関係の私の友人にお願いしました。
CD再生なども含めて当日のBGMはその友人に一任しました。

私と個人的に仲の良い友達だったのですが、会場に共通の知人がほとんどいない方だったので、「役割を与えてもらえて逆に過ごしやすかったよ!」と言ってくださいました。
お礼は二次会参加費無料+後日ランチご馳走にしました。

受付スタッフ

新郎新婦が受付するわけにもいかないのでほぼ必須です。

  • 二次会中にずっと受付にいなければならないため負担が大きい
  • お金の管理を友人に依頼して万が一なにか問題が起きたら悲しすぎる

以上の理由より業者に依頼しました。

当日はお釣りも持参してくださり、大変丁寧に対応してくださいました。
受付業務の一部として、二次会ゲームのお手伝いもお願いしたのですが、快く引き受けてくださいました。
費用は受付スタッフ2名で計19000円でした。

カメラマン

必須ではないですが、できればお願いしておきたい役割です

特に男性ですが、なんだかんだ出席者はあまり沢山の写真は撮ってくれないことが多いです。
せっかくの日なので、自分たちや参列者の写真など、できればたくさん写真を残しておきたいところでしょう。

カメラ好きの同僚に依頼しようか迷いましたが、友人にお願いすると二次会の間ずっとカメラマンとして動かねばならず負担が大きいと考え、業者に依頼しました。

当日は約1000枚ほどの写真を残してくださり、およそ1ヶ月後にWEBアルバムにアップしてくださいました。
WEBアルバム経由で、参加した方たちにも簡単に写真を共有することができました!
また、写真データが入ったDVDディスクも後日自宅に届きます!
費用はカメラマン2名で計38800円でした。

結局のところ

完全に新郎新婦のみで運営するというのは難しいので、上記の部分だけは友人にお願いするか業者に頼むかを選ぶ必要があります。

友人にお願いする場合でもある程度のお礼はすべきだと思いますので、業者と比較して劇的な費用的メリットはないと感じました。
どちらに依頼するかは最終的には皆様の希望や状況次第ではないでしょうか。

ゲームなどの企画や景品や余興を準備する

結婚式二次会といえば何かしらお楽しみイベントがある場合がほとんどです。
盛り上がるような内容を準備しましょう。

ゲーム

一般的に最も多いのはビンゴ新郎新婦クイズなどでしょうか。
参加者同士をミニゲームで競わせる場合もありますね。

私たちは参加人数が約140人とかなり多めだったため、複雑な企画をやると時間が押してしまう可能性を考えました。

そのため、大人数でもなんとかなるように、単純で簡単でシンプルなくじ引きを採用しました。

ルール①

自分の欲しい景品の投票箱に自分の名札を入れていただき、後ほどステージでそれぞれの箱から新郎新婦が名札を引き、名前が書かれていた人がその景品をもらえる

ルール②

入場時に全員にトランプを1枚ずつ配り、自分と同じ絵柄のカードを持った人を見つけられた方々には景品抽選用の名札を追加で1枚配布

お陰様で時間が押すこともなく、参加者同士も気軽にコミュニケーションをとることができたようです。

景品

豪華なものを準備できるとそれだけで盛り上がります
使わないものをもらっても仕方ないかなと思ったので、おもしろ景品みたいなものは一切準備しませんでした

二次会用の景品セットなども各所で販売されていますが、高価で、やはり使わなそうな景品も付いてきてしまうので、なるべく全て個別に自分で用意すると予算削減できるでしょう。

のしに関してはカジュアルな二次会なので、付けても付けなくても良いと思います。

一般的に参加者数の1割くらいの数の景品を準備できると良いようです。

私たちは12種類の景品を準備しました。
定番のチケット系を入れたり、バランスよく家電も入れたり、インターネットで人気食材を調べたりして準備しました。
当日はけっこう良い感じに希望がばらけていました。

下記の体験ギフトから実際にクルージングも購入しましたが大変喜ばれました!

Sow Experience

タイムテーブル, 運営マニュアル, 名簿などを作る

上述の通り、二次会当日は新郎新婦はほとんど仕事できません

当日の動きを一つ一つ確認しながら、タイムテーブル各種役割向けのマニュアルを作成しましょう。
名簿名札も、受付の方が分かりやすいように予め準備しておきましょう。

LINE公式アカウントを作る

詳細案内企画説明などのために、参加者への一括の連絡手段があった方が便利です

こちら側の手間や、皆様の個人情報などを考慮した結果、LINE公式アカウントを作成し、そちらを個人LINEで全員に送付してフォローしていただくことにしました

LINE公式アカウント

LINEユーザーであれば基本機能は無料で利用可能
フォローしてくれた方々にLINEで一括でメッセージを送信可能
参加者同士でお互いのLINEアカウントが知れることはない
1ヶ月に無料送信できるメッセージは1000通まで
ノート機能は無制限に利用可能

1ヶ月に送れるメッセージは1000通まで(140名の場合は月7通まで:140×7=980)なので、送る内容はある程度は厳選する必要があるので注意が必要です。

ノート機能はいくら利用しても無料なので適宜こちらも有効活用しながら、必要な情報を参加者に共有しましょう!

お店との最終打ち合わせ

実際に日程が近づいてきたら、お店と打ち合わせをしておきましょう。
準備の段階での不明点を確認したり、当日幹事役についても説明しておいた方が良いでしょう。

また、当日使う物品はできれば事前に持ち込んでおいた方が楽だと思いますので、そちらも確認しておきましょう。

当日は新郎新婦はかなりハードだが精一杯楽しむ

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わーちゃん

披露宴が終わった時点でかなりへとへとだったよ〜!

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みーくん

新婦さんはただでさえ慣れないドレスだし大変だよね……当日は気合で頑張るしかなかったね!

事前に披露宴会場から二次会会場までの経路は十分に確認しておき、必要であれば会場にお願いしてタクシーなども手配しておきましょう。

ここまでしっかり準備をしておけば、後は大抵のことはなんとかなると思います!
当日は目一杯楽しんでくださいね!

まとめ:二次会も含めて結婚式は一生の思い出

以上、二次会を自分達で幹事したレポートでした!
やるべきことは多いですが、準備の段階で夫婦の絆もさらに深まりますし、非常に思い出になりました。

皆様の参考になれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました!

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マイナビウエディングフェア
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わーちゃん

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